Anexo del punto 37.1.4.
Pautas mínimas y obligatorias para el desarrollo de "Normas sobre
Procedimientos Administrativos y Controles Internos"
Requisitos a cumplir:
1.1. Deberán estar redactados en idioma castellano.
1.2. Serán elaborados internamente por las áreas que designe el Órgano
de Administración, admitiéndose también su confección por personas
ajenas a su estructura.
1.3. Podrán agruparse en manuales o instrucciones, con la única
condición que los mismos describan los procesos a seguir en sus rutinas
administrativas, con especial énfasis en los controles que contengan.
Deberán observar, en cuanto corresponda, disposiciones legales y las
reglamentarias dictadas por esta SSN.
1.4. En todos los casos, se identificará a los responsables de las
tareas y decisiones asumidas en los procesos que describan, a quienes
se notificará especialmente por los medios habituales de comunicación
interna.
Aprobación:
1.5. Los contenidos básicos o lineamientos generales de los
procedimientos que se aprueben en función de las presentes
disposiciones serán transcriptos en el Acta del Órgano de
Administración correspondiente.
1.6. El texto completo de los documentos aprobados se conservará en
legajos encuadernados y foliados con la firma del titular del Órgano de
Administración. Dichos legajos permanecerán a disposición de esta SSN.
1.7. A opción de las entidades, el texto de dichos documentos podrá
conservarse en registros informáticos inalterables, que se asimilarán
al concepto de legajos indicado en la presente norma.
Modificaciones:
1.8. Las modificaciones que se produzcan sólo tendrán vigencia a partir
de su aprobación por el Órgano de Administración, de lo cual se dejará
constancia en el respectivo Libro de Actas. La norma modificadora, y el
texto ordenado resultante, se incorporarán al legajo indicado en los
puntos 1.6 ó 1.7, guardando similares formalidades.
Procedimientos Mínimos:
1.9. Los circuitos operativos sobre los que se desarrollarán
procedimientos mínimos obligatorios serán los siguientes:
1.9.1. Recepción de propuestas de coberturas. Emisión y entrega de
certificados de coberturas y pólizas.
1.9.2. Suspensión de coberturas, rescisión y anulación de operaciones.
1.9.3. Cobranzas y su imputación.
1.9.4. Liquidación y pago de comisiones a intermediarios.
1.9.5. Políticas de retención y suscripción de riesgos.
1.9.6. Tarifas; aprobación y aplicación de las mismas.
1.9.7. Políticas y procedimientos de inversiones.
1.9.8. Siniestros; denuncias, registro, liquidación y pago.
1.9.9. Recepción y registro de mediaciones y demandas judiciales.
1.9.10. Juicios; registro, valuación y control.
Las entidades que, por la naturaleza de sus operaciones, consideren que
alguno de los procedimientos precedentes no le resultare aplicable,
deberán requerir el correspondiente pedido de excepción a este
Organismo dentro de los TREINTA (30) días de promulgada la presente
norma.
Observaciones a procedimientos:
1.10. Esta SSN podrá observar los procedimientos aprobados, aún los no
obligatorios, cuando considere que:
1.10.1. No se ajusten a las presentes normas.
1.10.2. Contravengan disposiciones de la Ley Nº 20.091 o infrinjan
normas reglamentarias dictadas por este Organismo que resulten
aplicables.
1.10.3. Obstaculicen las tareas de supervisión en los términos del
Artículo 58 de la Ley Nº 20.091.
1.10.4. Contengan exigencias o incluyan requisitos que puedan
dificultar ostensiblemente el adecuado ejercicio de los derechos de los
asegurados durante la vigencia de la relación contractual.
Programa Anual de Control Interno:
2. El Programa Anual de Control Interno será aprobado y elevado a
consideración del Órgano de Administración por el Comité de Control
Interno, y ejecutado por el personal designado al efecto, bajo la
dirección del responsable del área de control interno.
2.1. El Órgano de Administración de cada entidad aprobará el Programa
Anual de Control Interno en reunión a celebrar con no menos de QUINCE
(15) días de anticipación al cierre de cada ejercicio económico. El
Programa Anual de Control Interno deberá ser transcripto en el Libro de
Actas de Directorio o Consejo de Administración, e integrará el acta
que se labre con motivo de la citada reunión.
2.2. El Programa Anual de Control Interno contemplará el realizar
tareas de revisión del cumplimiento de procedimientos implementados
conforme lo determinado por el Órgano de Administración y de acuerdo
con las normas y metodología de evaluación de control interno
generalmente aceptadas.
Informes y Libro de Actuaciones de Control Interno:
2.3. El Programa Anual de Control Interno deberá prever como mínimo la
confección de informes semestrales sobre cada uno de los procedimientos
aprobados. El alcance de los mismos surgirá de la evaluación de riesgo
que debe efectuar el responsable del área de control interno.
2.4. Los informes que se elaboren serán transcriptos en su totalidad,
identificados con numeración y fecha, dentro de las CUARENTA Y OCHO
(48) horas siguientes a su emisión y firma, en un libro obligatorio y
rubricado denominado "Libro de Actuaciones de Control Interno".
2.5. El Órgano de Administración considerará todos los informes
vinculados al Programa Anual de Control Interno. Las sugerencias u
observaciones que los mismos contengan sobre incumplimientos de los
procedimientos aprobados deberán ser concretas y precisas. El Órgano de
Administración tomará razón de las mismas y resolverá, a más tardar en
la reunión inmediata siguiente, las medidas a adoptar a fin de evitar
su reiteración. De las circunstancias precedentes se dejará constancia
en el Libro de Actas de Directorio o Consejo de Administración.
Papeles de Trabajo:
2.6. Los papeles de trabajo que respalden los Informes de Control
Interno, se conservarán en legajos foliados, y permanecerán a
disposición de esta SSN por el término de TRES (3) años como mínimo. El
responsable del área de control interno estará a cargo de su custodia y
resguardo.
2.7. Dichos papeles de trabajo deben contener como mínimo lo siguiente:
a) La descripción de la tarea realizada.
b) Los datos y antecedentes recogidos durante el desarrollo de la tarea.
c) Las limitaciones al alcance de la tarea.
d) Las conclusiones sobre el examen de cada rubro o área y las
conclusiones finales o generales del trabajo.
Adicionalmente, los responsables del área de control interno, podrán
conservar archivos respaldatorios de su labor en otros medios, los que
deberán entregar impresos y con su firma ante eventuales pedidos de
esta SSN.
Responsable del área de control interno
3. El responsable del área de control interno será designado por el
Órgano de Administración. La ruptura de la relación laboral, cualquiera
sea la causa, implicará el inmediato reemplazo en forma transitoria por
otro responsable, por un término que no podrá superar los TREINTA (30)
días, no siendo indispensable que reúna los requisitos requeridos para
los titulares.
3.1. Los nombramientos de responsables, aún los transitorios, serán
informados por las entidades a esta SSN dentro de las SETENTA Y DOS
(72) horas de haberse producido.
3.2. El responsable del área de control interno dependerá directamente
del Órgano de Administración y asumirá con independencia de criterio
las tareas a su cargo.
3.3. A tal fin, deberá reunir las siguientes condiciones:
a) Comunicar su designación a esta SSN, de acuerdo con el contenido del
punto 3.16. de la presente norma.
b) Poseer conocimientos en materia aseguradora y contar con una
experiencia mínima de UN (1) año en el desempeño de tareas de control.
c) Llevar a cabo su labor de acuerdo a lo dispuesto en las presentes
normas.
Impedimentos para el ejercicio de la función:
3.4. No podrán ser responsables del área de control interno, las
personas que:
a) Sean socios, accionistas, directores, síndicos o administradores de
la entidad, o de entes vinculados económicamente a ella.
b) Se encuentren inhabilitados por esta SSN.
c) Se desempeñen como auditor externo de la entidad o formen parte de
la sociedad o asociación profesional que ejerza esas funciones.
Responsabilidades:
3.5. El funcionario designado a cargo del área de control interno será
responsable de:
a) Confeccionar el proyecto de Programa Anual de Control Interno y
elevarlo a consideración del Comité de Control Interno con por lo menos
TREINTA (30) días de anticipación al cierre de cada ejercicio económico.
b) Elaborar, supervisar y suscribir los informes previstos en el citado
programa, siendo asimismo responsable de su inmediata transcripción en
el Libro de Actuaciones de Control Interno.
c) Dejar constancia, en los informes precitados, de los hallazgos que
comporten inobservancia de procedimientos administrativos, de
disposiciones legales y reglamentarias que regulan la actividad
aseguradora, o de las propuestas de modificación a los citados
procedimientos.
d) Proponer, a través del Comité de Control Interno, la modificación de
procedimientos que se aprueben conforme las presentes normas, en cuanto
se observe que no cumplen con los requisitos exigidos por las mismas o
se estime que dichas modificaciones promoverán mejoras en el ambiente
de control interno de la entidad.
e) Conservar bajo su guarda los textos ordenados de los procedimientos
vigentes con las formalidades a que se hizo mención en el acápite
respectivo, el Libro de Actuaciones de Control Interno y los papeles de
trabajo correspondientes a su labor.
f) Cuando el responsable del área de control interno ejerza esas tareas
conforme la modalidad prevista en el punto 3.7., las obligaciones de
guarda a las que se hace referencia en el punto precedente, con
excepción de los papeles de trabajo, estarán a cargo del miembro del
Directorio que forme parte del Comité de Control Interno.
3.6. El Órgano de Administración de cada entidad será el responsable de
informar a esta SSN, la ruptura de la relación laboral del responsable
del área de control interno, cualquiera sea su causa, dentro de las
SETENTA Y DOS (72) horas de producida.
3.7. No resultará obligatorio la designación de un responsable del área
de control interno en relación de dependencia, y podrá ser sustituido
por la contratación de un experto ajeno a la entidad a quien se le
encomienden las funciones previstas en las presentes disposiciones,
cuando se trate de entidades en las que se verifiquen en forma conjunta
las siguientes condiciones:
a) Patrimonio Neto al cierre del último ejercicio económico inferior a
PESOS VEINTE MILLONES ($ 20.000.000).
b) Emisión neta de anulaciones —primas más recargos— durante el último
ejercicio económico inferior a PESOS DIECIOCHO MILLONES ($ 18.000.000).
3.8. El responsable contratado, que deberá aceptar formar parte del
respectivo Comité de Control Interno, podrá contar con colaboradores a
su cargo y no podrá ser auditor externo de la entidad ni pertenecer a
la sociedad o asociación profesional que ejerza esas funciones.
3.9. Cuando se trate de grupos económicos a los que pertenezca más de
una entidad supervisada, la designación podrá recaer en la misma
persona para todas las entidades que pertenezcan al mismo grupo. En
estos casos no resultará aplicable la excepción prevista en los puntos
3.7. y 3.8.
Comité de Control Interno
3.10. El Órgano de Administración determinará el número y composición
del Comité de Control Interno, que estará integrado por el responsable
del área de control interno y por lo menos por UN (1) miembro del
Órgano de Administración que no tenga asignadas funciones ejecutivas
dentro de la entidad (con excepción de sucursales o agencias de
entidades extranjeras, en cuyo caso será reemplazado por un funcionario
de primer nivel designado por la Casa Matriz). El número de integrantes
del Comité de Control Interno nunca podrá ser inferior a TRES (3).
Funciones:
3.11. Serán funciones de carácter indelegable del Comité de Control
Interno:
a) Considerar y elevar al Órgano de Administración el Programa Anual de
Control Interno elaborado por el responsable del área de control
interno.
b) Reunirse por lo menos UNA (1) vez al mes, para considerar la marcha
del Programa Anual de Control Interno y tomar razón de los informes
que, confeccionados por el área respectiva, se eleven a consideración
del Órgano de Administración. En caso de corresponder, se adicionará la
opinión de sus miembros respecto de las medidas a implementar para
subsanar las observaciones contenidas en los citados informes. Del
contenido de sus reuniones dejarán constancia en el Libro de
Actuaciones de Control Interno.
Auditores Externos:
3.12. Sin perjuicio del desarrollo de su labor, los auditores externos
tomarán razón del cumplimiento del Programa de Control Interno en el
período bajo análisis, dejando constancia de ello en los informes de
control interno contable que deben confeccionar anualmente al cierre de
cada ejercicio económico.
Sanciones:
3.13. El contenido de las "Normas sobre Procedimientos Administrativos
y Controles Internos" que se aprueben conforme la presente
reglamentación será de cumplimiento obligatorio en los procesos
llevados a cabo en las entidades.
3.14. La inobservancia de las "Normas sobre Procedimientos
Administrativos y Controles Internos" por parte de la entidad
aseguradora, podrá importar una situación susceptible de encuadrarse en
el Artículo 58 de la Ley Nº 20.091.
Responsables del área de control interno:
3.15. Las entidades comunicarán a esta SSN los nombres de las personas
que hayan sido designadas para ejercer dichos cargos, quienes deberán
reunir las condiciones exigidas por las presentes normas.
3.16. Asimismo, los responsables designados deberán presentar el
siguiente formulario, en el cual declararán asumir la responsabilidad
legal que les compete por la veracidad de la información por ellos
confeccionada:
Anexo del punto 37.3.2.
RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO
ANEXO del punto 37.4.1
(Anexo aprobado por art. 4° de la Resolución Sintetizada N° 1025/2019 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 12/11/2019. DE APLICACIÓN RESPECTO DE LOS ESTADOS CONTABLES INTERMEDIOS
CERRADOS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019 Y SUBSIGUIENTES.)
Cada libro/registro digital estará compuesto de archivos digitales, que se guardarán en formato inalterable pdf.
Todos los registros se individualizarán por medios electrónicos, a
cuyos efectos se entenderá por individualización la obtención de un
criptograma (HASH), a través de la aplicación (Generador de HASH) que
se encontrará disponible en la Plataforma de la Secretaría de
Modernización Administrativa y en la página web de la Superintendencia
de Seguros de la Nación. Asimismo, dicha aplicación contará con la
función de cotejar el criptograma de cualquier archivo digital y
compararlo con el asentado en el registro digital a los efectos de
verificar la legitimidad del documento.
El criptograma o hash del archivo, es un valor alfanumérico extenso,
único para ese archivo y su funciones son reemplazar a la foliatura de
los libros en papel y asegurar la inalterabilidad de un registro dado
que cualquier cambio en el archivo modifica el hash del mismo. Por tal
motivo, el hash es utilizado como "código de identificación" del
archivo.
Consecuentemente, se entenderá por registración a la remisión del
número de criptograma obtenido al momento de la individualización, en
un registro propio de cada entidad que llevará esta Superintendencia.
Las entidades deberán guardar los archivos digitales individualizados a
través de los criptogramas, ordenados cronológicamente, en carpetas por
cada registro digital, con el correspondiente recibo de encriptamiento,
los que deberán ser alojados en la sede social.
Asimismo, se deberá guardar una copia de cada archivo digital en una
localización diferente a la antes mencionada, la que podrá ser virtual.
En el caso de que el archivo que se haya digitalizado sea un documento
con firma ológrafa en soporte papel, dicho documento deberá ser
conservado en la sede social.
Un archivo digital tendrá tantos originales como copias del mismo se hagan.
A los fines de asegurar la correlatividad y secuencia de los registros,
cada documento deberá encabezarse con el criptograma del documento
anterior. Los archivos digitales deberán registrase de manera
correlativa.
Instrucciones para obtener el Hash de un archivo:
1. Descargar la aplicación desde la página web https://tramitesadistancia.gob.ar/descarga.html e instalarla en una pc.
2. Una vez instalado, ejecutar el Generador de Hash y en la pestaña
generar seguir las instrucciones que figuran en la pantalla para
obtener el código del archivo.
Nota: i.Para ejecutar este programa no es requerida una conexión a
internet. ii. Se recomienda utilizar la opción "Copia al portapapeles"
a los fines de su posterior ingreso en el trámite a distancia, en orden
de evitar errores de tipeo.
Instrucciones para la registración de un libro/registro digital:
1. Ingresar con clave fiscal a la plataforma Trámites a Distancia, indicando que se actúa en representación de la entidad.
2. Buscar el trámite "Libros digitales - Actividad Aseguradoras/Reaseguradoras, e iniciar el mismo.
3. Completar los datos requeridos por el trámite, dónde el N° de Hash será requerido para finalizar el mismo.
4. Una vez terminado el proceso de registración, la plataforma enviará
una notificación mediante correo electrónico, indicando la finalización
del registro.
5. Una vez completado, se deberá ingresar a la plataforma Trámites a
Distancia, y en el apartado Notificaciones podrá obtener el recibo
digital de la transacción, el que deberá guardarse junto con el archivo
digital registrado.
Instrucciones para la confección de los archivos digitales a registrar:
1. En la primera anotación de cada libro o registro, la entidad deberá
informar la localización donde se guardan las copias en el registro
digital correspondiente.
2. A partir del segundo documento de cada libro, cada uno que se registre deberá estar encabezado por el hash del anterior.
3. En caso de que la entidad deba cambiar alguna de las localizaciones
a las que se refiere el punto 1., en el encabezado de cada uno de los
siguientes registros a efectuar de cada libro, deberá encabezar los
documentos tanto con la información de la novedad como del hash del
anterior.
Anexo del punto Anexo del punto 37.4.4
(Anexo aprobado por art. 4° de la Resolución Sintetizada N° 1025/2019 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 12/11/2019. DE APLICACIÓN RESPECTO DE LOS ESTADOS CONTABLES INTERMEDIOS
CERRADOS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019 Y SUBSIGUIENTES.)
En el "Registro de Actuaciones Judiciales" deben asentarse los datos mínimos que se detallan a continuación:
a. Número de orden;
b. Fecha de registración;
c. Asunto cuestionado;
d. Número de póliza;
e. Carátula del juicio;
f. Fuero, Juzgado y Secretaría;
g. Jurisdicción;
h. Fecha de la demanda;
i. Monto demandado; j. Observaciones.
Anexo del punto 37.4.5.1
(Anexo aprobado por art. 4° de la Resolución Sintetizada N° 1025/2019 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 12/11/2019. DE APLICACIÓN RESPECTO DE LOS ESTADOS CONTABLES INTERMEDIOS
CERRADOS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019 Y SUBSIGUIENTES.)
Registro de Afiliaciones
Las entidades autorizadas a operar en la cobertura de Riesgos del
Trabajo deberán asentar, en forma cronológica y correlativa, las
afiliaciones validadas por la SUPERINTENDENCIA DE RIESGOS DEL TRABAJO
en un libro digital denominado "Registro de Afiliaciones-Riesgos de0l
Trabajo", consignando los siguientes datos mínimos:
a. Numero de Afiliación;
b. Fecha de Emisión;
c. Fecha inicio de vigencia;
d. Nombre del Empleador;
e. CUIT del empleador, o código que lo reemplace;
f. Domicilio del empleador (calle, numero, localidad y código postal);
g. Código actividad principal;
h. Nivel de prevención;
i. Cantidad total de trabajadores (al inicio);
j. Masa salarial asegurada en pesos (al inicio); k. Componente fijo de
la prima (en pesos); l. Componente variable de la prima (en
porcentaje); m. Prima estimada (en pesos).
En el libro en cuestión deberá asentarse, además, toda otra
circunstancia que modifique la afiliación oportunamente celebrada
(cambios de nivel, actividad, etc.), indicando al menos los incisos a),
b) y c) precedentes.
Los plazos para la confección, y su copiado en registros digitales serán los previstos en el punto 37.4.2.
Anexo del punto 37.4.5.2
(Anexo aprobado por art. 4° de la Resolución Sintetizada N° 1025/2019 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 12/11/2019. DE APLICACIÓN RESPECTO DE LOS ESTADOS CONTABLES INTERMEDIOS
CERRADOS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019 Y SUBSIGUIENTES.)
Contabilización de cuotas mensuales
La registración contable de las cuotas mensuales del Seguro de Riesgos
del Trabajo se efectuará en el respectivo "Subdiario de Emisión",
dentro del mes que corresponda a la cobertura en curso, en base al
total de remuneraciones sujetas a cotización de los trabajadores del
empleador en el mes vencido anterior.
El referido registro debe contener los siguientes datos mínimos:
a. Número de afiliación;
b. Número de cuota, mes y año (como endoso correlativo del número de afiliación);
c. CUIT del empleador, o código que lo reemplace;
d. Denominación del empleador;
e. Cantidad de Trabajadores;
f. Masa salarial sujeta a aportes;
g. Importe de la cuota mensual (no incluye tasas, impuestos y/o contribuciones);
h. Bonificaciones;
i. Tasa Uniforme Superintendencia de Seguros de La Nación; j. Otros impuestos y contribuciones;
k. Cuota mensual total (incluidas tasas, impuestos y/o contribuciones) l. Fondo de reserva m. Comisiones;
n. Códigos Productor y Organizador.
ANEXO DEL PUNTO 37.4.6.2.
(DENOMINACIÓN “ANEXO DEL
PUNTO 37.4.14.2.” sustituida por la de “ANEXO DEL PUNTO 37.4.6.2.”, por art. 5° de la Resolución Sintetizada N° 1025/2019 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 12/11/2019. DE APLICACIÓN RESPECTO DE LOS ESTADOS CONTABLES INTERMEDIOS
CERRADOS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019 Y SUBSIGUIENTES.)
(Anexo sustituido por art. 1° de la Resolución N° 39319/2015 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 31/07/2015. Vigencia: a partir del 1° de septiembre de 2015
)
ANEXO DEL PUNTO
37.4.6.4.
(DENOMINACIÓN “ANEXO DEL PUNTO 37.4.14.4.” sustituida por la de “ANEXO DEL PUNTO
37.4.6.4.”, por art. 5° de la Resolución Sintetizada N° 1025/2019 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 12/11/2019. DE APLICACIÓN RESPECTO DE LOS ESTADOS CONTABLES INTERMEDIOS
CERRADOS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2019 Y SUBSIGUIENTES.)
(Anexo sustituido por art. 1° de la Resolución N° 39319/2015 de la Superintendencia de Seguros de la Nación B.O. 31/07/2015. Vigencia: a partir del 1° de septiembre de 2015
)